5.6. Настройка справочников: места учёта, подотчётники, статьи

…Этот пункт для того, кто заводит подотчётников в ТМА ⚠ уточнить, кто это: финотдел или администратор. Справочники настраиваются один раз и дополняются, когда появляется новый человек, касса или статья.
Порядок настройки.

Место учёта денег. В справочнике «Места учёта денег», группа «Деньги → Подотчет», заведите место учёта с названием «Фамилия Имя Подотчет», например «Викулов Александр Подотчет». Наличная касса заводится там же, например «Богданов Константин Сергеевич Касса» (Р-021). Тестовые и непонятные места учёта удалите: удалённое попадает в корзину, корзину можно очистить. Пользователь. Подотчётник выбирается из пользователей ТМА, потому что доступ к мобильному приложению есть только у пользователя. Если человека нет среди пользователей, сначала заведите его как пользователя (Р-022) ⚠ уточнить, кто заводит пользователей. Карточка подотчётника. В разделе «Подотчетники» откройте справочник «Подотчетники» и создайте карточку. Наличные кассы заводятся здесь же: по смыслу касса и подотчёт одно и то же (Р-001). Заполните «Пользователь» и «Валюта по умолчанию», в таблице «Места учёта денег» добавьте места учёта этого человека. Их может быть несколько, например подотчёт и две кассы. Доп. аналитики. Флажок «Использовать доп. аналитики в веб-приложении» включает в мобильном приложении поля «Организация», «Направление» и «Проект». Ставьте его тем, кто сам будет их заполнять. Не ставьте, если человек в них не разберётся и их заполнит руководитель проекта (Р-023). Скорее всего, флажок будет стоять почти у всех. Статьи подотчёта. В справочнике «Статьи подотчета (ДДС + ДР)» у каждой статьи заранее указаны статья ДДС и статья доходов и расходов. Сотрудник выбирает одну понятную статью, например «Такси», а обе учётные статьи подставляются сами (Р-024). Называйте статьи коротко и понятно: их читают на телефоне. Новую статью привязывайте к структуре статей доходов и расходов, которая уже есть в ТМА. Доступные статьи. В карточке подотчётника нажмите «Доп. параметры». Там по каждому справочнику есть флажок «Доступны все…»: статьи подотчёта, ценности, направления, контрагенты, места учёта ценностей, проекты, места учёта денег, организации. Снимите «Доступны все статьи подотчета» и добавьте в таблицу только статьи, нужные этому человеку, с типом (выплата или поступление). Так же ограничиваются другие справочники. Какие статьи кому нужны, сейчас берётся из таблицы Дарьи «Подотчетники» (Р-015). После сохранения и обновления мобильного приложения у человека в списке останутся только назначенные статьи.

Справочник статей не нужно сразу делать полным. Заведите статьи, которые точно понадобятся. Если сотрудник не нашёл нужную статью, добавьте её, когда он об этом скажет: так справочник вырастет из практики (Р-024).
[СКРИНШОТ ПО-01-26] справочник «Места учёта денег», группа «Подотчет»
[СКРИНШОТ ПО-01-27] справочник «Подотчетники»
[СКРИНШОТ ПО-01-28] карточка подотчётника: пользователь, места учёта денег, флажок доп. аналитик
[СКРИНШОТ ПО-01-29] справочник «Статьи подотчета (ДДС + ДР)» со статьями ДДС и ДР
[СКРИНШОТ ПО-01-30] «Доп. параметры»: какие статьи и справочники доступны подотчётнику